Vertragsparteien

• Verantwortliche:r (im Folgenden „Auftraggeber“): [Name und Anschrift der Schule], vertreten durch [Name der Schulleitung] ([Funktion])
• Auftragsverarbeiter (im Folgenden „Auftragnehmer“): [Betreiber], [Straße], [PLZ Ort], [E-Mail]
• Datenschutz beim Auftragnehmer: [Datenschutzbeauftragte:r oder Hinweis, warum keine:r benannt ist]

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer betreibt die Plattform apleno zur Unterrichtsvorbereitung und Klassenorganisation. Im Rahmen der Nutzung verarbeitet er personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien nach Art. 28 DSGVO.

Der Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung von apleno durch den Auftraggeber (bei einer Schule: durch die ihr zugeordneten Lehrkräfte) und endet automatisch mit der Löschung des Kontos bzw. dem Ende der Schullizenz. Die Pflichten zur Löschung nach § 11 gelten darüber hinaus.

Der Vertrag gilt für alle Lehrkräfte, die der Schule in apleno zugeordnet sind. Verträge einzelner Lehrkräfte derselben Schule werden durch diesen Vertrag ersetzt.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen

Zweck ist die Unterstützung der Lehrkraft bei Unterrichtsplanung, Klassenorganisation und Kommunikation. Welche Funktionen genutzt werden, entscheidet der Auftraggeber.

Datenarten im Überblick: Namen bzw. Kürzel von Schüler:innen, Noten und Leistungen, Mitarbeitseinträge, pädagogische Notizen und Dokumente (z. B. Förderplan, Zeugnistexte), Abgaben und Antworten von Schüler:innen, Kontakt- und Termindaten von Erziehungsberechtigten, Angaben zu Kolleg:innen bei gemeinsamer Nutzung sowie Konto- und Nutzungsdaten der Lehrkraft.

Betroffene Personen im Überblick: Schüler:innen, Erziehungsberechtigte, Lehrkräfte und weitere Beschäftigte der Schule.

Je Funktion werden folgende Daten verarbeitet:

• Alltagshelfer-Dokumente (z. B. Förderplan, Fördergutachten, Nachteilsausgleich, Zeugnistexte, Elternbriefe): von der Lehrkraft eingegebene Texte und Stichpunkte, je nach Dokument Namen, Lern- und Leistungsstand, Förderbedarf; bei Förderplan, Fördergutachten und Nachteilsausgleich können Gesundheitsangaben enthalten sein (besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO). Betroffene: Schüler:innen, Erziehungsberechtigte. Löschung: durch die Lehrkraft jederzeit, spätestens mit der Kontolöschung.
• Abgabe-Box (Aufgaben & Lernspiele per Code): selbst gewähltes Kürzel, Abgaben (Text, Foto, PDF), Ergebnisse, Rückmeldungen und Korrekturen der Lehrkraft (annotiertes Bild); zufälliger Geräteschlüssel (nur als Hash gespeichert). Betroffene: Schüler:innen der Lerngruppe. Löschung: automatisch nach der gewählten Frist (7–90 Tage, Standard 30), jederzeit vorher durch die Lehrkraft.
• Lernkarten, Selbsteinschätzung, Klassenpuls: keine Namen; Lernkarten und Selbsteinschätzung nur anonyme Zählwerte (gewusst/nicht gewusst, Einschätzungsstufe), Lernfortschritt und Lerntagebuch bleiben im Browser der Schüler:innen; Klassenpuls: Antworten (Auswahl oder kurzer Text), optional frei gewählter Spitzname. Betroffene: Schüler:innen der Lerngruppe. Löschung: Klassenpuls-Antworten automatisch 90 Tage nach Ende der Runde; Lernkarten und Selbsteinschätzung durch die Lehrkraft (Zurücksetzen bzw. Löschen).
• Elternsprechtag (optional als Videogespräch): Name und Klasse des Kindes, optional Gesprächsanlass und Kontaktangabe, Zeitfenster; bei Online-Terminen ein schwer erratbarer Raumlink zu einem von der Lehrkraft gewählten Jitsi-Server (das Gespräch selbst läuft dort, nicht über apleno). Betroffene: Erziehungsberechtigte, Schüler:innen (nur Name des Kindes). Löschung: automatisch 14 Tage nach dem Sprechtag.
• Wahlkurs-, AG- und Projektwochen-Verteilung: Name, optional Klasse, Wunschreihenfolge. Betroffene: Schüler:innen. Löschung: automatisch nach der gewählten Frist (7–180 Tage, Standard 60), jederzeit vorher durch die Lehrkraft.
• Schülerliste, Leistungen & Mitarbeit: Vorname, optional Nachname, optional Geburtsdatum (Geburtstagserinnerung), Noten/Leistungen, Mitarbeitseinträge (+/○/−, kurze Notiz), optionale Förder-Notizen (verschlüsselt gespeichert, Hinweis: keine Diagnosen oder Gesundheitsangaben), Klassendienste, Punktestände. Betroffene: Schüler:innen. Löschung: Mitarbeit automatisch nach 12 Monaten; übrige Daten durch die Lehrkraft, spätestens mit Kontolöschung.
• Klassenfahrt-Planer: Name, Teilnahme, Einverständnis ja/nein, gezahlte Beträge, keine Gesundheitsdaten. Betroffene: Schüler:innen, Erziehungsberechtigte. Löschung: automatisch drei Monate nach der Rückreise.
• Lesepass (Grundschule): selbst gewählter Spitzname, Buchtitel, Minuten, Datum, Sterne; zufälliger Geräteschlüssel (nur als Hash). Betroffene: Schüler:innen. Löschung: automatisch 180 Tage nach der letzten Änderung, jederzeit vorher durch die Lehrkraft.
• Lernlandkarte (Wahlaufgaben): selbst gewähltes Pseudonym, erledigte Aufgaben mit Zeitpunkt; zufälliger Geräteschlüssel (nur als Hash). Betroffene: Schüler:innen. Löschung: automatisch 120 Tage nach der letzten Änderung, jederzeit vorher durch die Lehrkraft.
• Kollegiale Hospitation: Name der beobachtenden Person, Antworten zu den Schwerpunkten, Gesamteindruck. Betroffene: Lehrkräfte (keine Schülerdaten). Löschung: automatisch 60 Tage nach dem Termin, jederzeit vorher durch die Lehrkraft.
• Aufsichten tauschen: Termin und Ort der Aufsicht, Hinweis, Name und Nachricht der übernehmenden Person. Betroffene: Lehrkräfte (keine Schülerdaten). Löschung: automatisch zwei Tage nach dem Termin.
• Kalender-Abo und Untis-Änderungen: Termine aus dem abonnierten Kalender (Titel, Zeit, Ort); erkannte Untis-Änderungen (Entfall, Raum, Vertretung) werden nur angezeigt. Betroffene: die Lehrkraft selbst. Löschung: mit dem Abo bzw. durch die Lehrkraft.
• Optionale KI-Helfer: Rückmeldungsentwurf: Aufgabe und Abgabetext ohne Kürzel; Punktvorschlag: Scan der Arbeit, Aufgaben und Erwartungshorizont (Hinweis, Namen auf dem Scan vorher abzudecken); Elternbrief: nur der Brief mit Platzhaltern; KI-Rat: nur der geprüfte Inhalt (Material, Brief, Aufgaben), mehrere Aufrufe je Durchlauf; vor jedem Aufruf ersetzt apleno Namen, die du in apleno erfasst hast (Schülerlisten, Klassenarbeit, Kurswahl, Sprechtag), E-Mail-Adressen und Telefonnummern im Text durch Platzhalter; Ergebnisse werden nie automatisch übernommen. Betroffene: Schüler:innen (nur bei aktiver Nutzung durch die Lehrkraft). Löschung: beim KI-Anbieter nach dessen Vertrag (spätestens nach 30 Tagen, kein Training); in apleno nur Nutzungsprotokoll ohne Inhalte.
• Offline-Bearbeitung: noch nicht übertragene Einträge im Browser-Speicher des Geräts der Lehrkraft. Betroffene: Schüler:innen (Mitarbeitseinträge), die Lehrkraft. Löschung: sofort nach erfolgreicher Übertragung.
• Aktivitätsprotokoll (Betrieb): Zeitpunkte von Anmeldungen und aktive Tage, Anzahlen je Bereich; keine IP-Adressen, keine Geräteangaben, keine Inhalte. Betroffene: Lehrkräfte mit Konto. Löschung: automatisch nach 90 Tagen, mit der Kontolöschung sofort.

§ 3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

In einzelnen Dokumenten, insbesondere Förderplan, Fördergutachten und Nachteilsausgleich, kann der Auftraggeber Angaben eintragen, die besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO betreffen (z. B. Gesundheitsangaben wie eine diagnostizierte Lese-Rechtschreib-Schwäche). Der Auftraggeber entscheidet, ob und in welchem Umfang solche Angaben erforderlich und nach dem Schulrecht seines Landes zulässig sind, und beschränkt sie auf das Nötige.

Der Auftragnehmer verarbeitet diese Angaben ausschließlich zur Speicherung und Anzeige für den Auftraggeber. Vor einer Übergabe an einen optionalen KI-Helfer ersetzt apleno erfasste Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter; ob ein solcher Text überhaupt an einen KI-Helfer gehen soll, entscheidet der Auftraggeber im Einzelfall.

§ 4 Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Als Weisung gelten dieser Vertrag sowie die Einstellungen und Handlungen des Auftraggebers in apleno (z. B. Anlegen, Ändern, Löschen, Wahl von Löschfristen, aktive Nutzung eines KI-Helfers).

Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin.

§ 5 Pflichten des Auftragnehmers

• Keine eigenen Zwecke: Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erfüllung dieses Vertrags. Eine Nutzung für eigene Zwecke findet nicht statt, insbesondere keine Auswertung für Werbung, kein Verkauf und kein Training von KI-Modellen.
• Vertraulichkeit: Personen, die Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.
• Sicherheit: Der Auftragnehmer trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind, und entwickelt sie dem Stand der Technik entsprechend weiter. Das Schutzniveau darf dabei nicht sinken.
• Unterstützung: Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit), insbesondere durch die Datenauskunft und Löschfunktionen in apleno, sowie bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldungen, Datenschutz-Folgenabschätzung).
• Meldung von Verletzungen: Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt, und unterstützt ihn bei den Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO.
• Anfragen von Behörden: Verlangt eine Behörde oder ein Gericht die Herausgabe von Daten des Auftraggebers, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich, soweit das rechtlich zulässig ist, und verweist die anfragende Stelle an ihn. Daten werden nur herausgegeben, wenn eine rechtliche Pflicht dazu besteht.
• Anfragen betroffener Personen: Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet er die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter, soweit eine Zuordnung möglich ist, und informiert die anfragende Person darüber. Er beantwortet sie nicht selbst, außer auf Weisung des Auftraggebers.
• Verzeichnis: Der Auftragnehmer führt ein Verzeichnis aller Kategorien von Verarbeitungen im Auftrag nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.
• Ort der Verarbeitung: Die Daten werden auf Servern in der EU bzw. im EWR gespeichert. Für Unterauftragsverarbeiter mit Sitz außerhalb der EU gilt § 8.
• Unterstützung bei Ansprüchen: Macht eine betroffene Person Ansprüche nach Art. 82 DSGVO gegen den Auftraggeber geltend, unterstützt ihn der Auftragnehmer im Rahmen seiner Möglichkeiten.

§ 6 Support und Zugriff auf Inhalte

Support findet über das Ticket-System in apleno oder per E-Mail statt. Eine Fernwartung des Geräts des Auftraggebers findet nicht statt.

Die Verwaltungsoberfläche des Auftragnehmers zeigt nur Konto- und Nutzungsangaben (z. B. Zeitpunkte, Anzahlen), keine Inhalte. In Inhalte des Auftraggebers sieht der Auftragnehmer nur, soweit der Auftraggeber sie selbst im Support mitschickt oder ausdrücklich um eine Prüfung bittet, oder soweit es zur Behebung einer Störung oder zur Abwehr einer Gefahr für die Sicherheit der Plattform unerlässlich ist. Ein solcher Zugriff bleibt auf das Nötige beschränkt.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter zu. Der Auftragnehmer verpflichtet sie vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau. Über neue oder wechselnde Unterauftragsverarbeiter informiert er mindestens 30 Tage vorher per E-Mail oder in apleno; der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Vertrag in diesem Fall beenden.

• Hosting und Datenbank: [Hosting-Anbieter], [Serverstandort]
• Anthropic PBC (USA): KI-Helfer und KI-Unterrichtsplanung (Sprachmodell Claude); nur wenn ein KI-Helfer aktiv genutzt wird (Tarife ab Standard); Namen, die du in apleno erfasst hast (Schülerlisten, Klassenarbeit, Kurswahl, Sprechtag), E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vorher durch Platzhalter ersetzt; EU-Standardvertragsklauseln; keine Nutzung der Inhalte zum Training
• Resend (Plus Five Five, Inc.) (USA): Versand von System-E-Mails (Anmeldung, Bestätigungen, Erinnerungen); bei jeder E-Mail, die apleno verschickt (E-Mail-Adresse, Betreff, Text); EU-Standardvertragsklauseln
• ElevenLabs, Inc. (USA): Vorlesestimme im Werkzeug Sprachnotiz; nur wenn du dir einen Text vorlesen lässt (nur dieser Text); EU-Standardvertragsklauseln
• Speicherung beim KI-Anbieter: Der Anbieter löscht Ein- und Ausgaben nach seinen Vertragsbedingungen spätestens nach 30 Tagen und verwendet sie nicht zum Training.

§ 8 Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in ein Land außerhalb von EU und EWR erfolgt nur an die in § 7 genannten Unterauftragsverarbeiter und nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln.

Das gilt auch für Unterauftragsverarbeiter mit Sitz außerhalb der EU, deren Server in der EU stehen, weil ein Zugriff nach dem Recht ihres Sitzlandes nicht ausgeschlossen werden kann. Alle Funktionen von apleno lassen sich ohne KI-Helfer nutzen.

§ 9 Kontrollrechte

Der Auftraggeber kann sich von der Einhaltung dieses Vertrags überzeugen. Der Auftragnehmer stellt ihm auf Anfrage alle dafür erforderlichen Informationen zur Verfügung. Die Kontrolle erfolgt in der Regel schriftlich: durch Auskunft zu den Maßnahmen nach Anlage 1, durch Beantwortung von Fragebögen und Checklisten des Auftraggebers und durch Nachweise der Unterauftragsverarbeiter (z. B. Zertifizierungen).

Da die Daten bei den Unterauftragsverarbeitern gespeichert werden und der Auftragnehmer kein eigenes Rechenzentrum betreibt, ist eine Prüfung vor Ort in der Regel nicht erforderlich. Hält der Auftraggeber sie dennoch für nötig, wird sie nach angemessener Ankündigung einvernehmlich vereinbart.

§ 10 Pflichten des Auftraggebers

• Der Auftraggeber ist für die Zulässigkeit der Verarbeitung und für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich.
• Er führt ein eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO; eine Vorlage stellt apleno unter „Datenschutz-Unterlagen“ bereit.
• Er gibt nur Daten ein, die für seine Zwecke erforderlich sind, und nutzt Kürzel statt voller Namen, wo apleno das anbietet.
• Stellt er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung fest, informiert er den Auftragnehmer unverzüglich.

§ 11 Löschung und Rückgabe

Der Auftraggeber kann seine Daten jederzeit in apleno einsehen, berichtigen und löschen und über die Datenauskunft in den Einstellungen vollständig exportieren (ZIP-Archiv mit einer JSON-Datei aller Daten und den hochgeladenen Dateien).

Nach Ende des Vertrags löscht der Auftragnehmer alle Daten des Auftraggebers, spätestens 30 Tage nach Kontolöschung auch in Datensicherungen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Automatische Löschfristen nach § 2 bleiben unberührt.

§ 12 Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform; eine neue Fassung wird dem Auftraggeber in apleno zur Zustimmung vorgelegt. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Fassung 2026-12.2.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Vertraulichkeit: Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS)
• Vertraulichkeit: Passwörter nur als Hash gespeichert, nie im Klartext
• Vertraulichkeit: Zugriff auf Daten nur durch die anlegende Lehrkraft; Schülerseiten nur mit Code/geheimem Link
• Vertraulichkeit: Schüler:innen ohne Konto: Geräteschlüssel nur als Hash, keine IP-Adressen, keine Tracking-Cookies
• Vertraulichkeit: Begrenzung von Anfragen (Rate-Limit) gegen Ausprobieren von Codes und Passwörter; nach zu vielen Fehlversuchen werden Eingaben vorübergehend gesperrt (Zähler in der Datenbank, IP-Adressen und E-Mails darin nur gehasht, nach Ablauf gelöscht)
• Vertraulichkeit: Förder-Notizen zu Schüler:innen verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM)
• Vertraulichkeit: Die Verwaltungsoberfläche des Betreibers zeigt nur Konto- und Nutzungsangaben (z. B. Zeitpunkte, Anzahlen), keine Inhalte
• Datenminimierung: Kürzel statt Namen in der Abgabe-Box; Zuordnung Kürzel → Name nur lokal im Browser der Lehrkraft
• Datenminimierung: Einstufungen in Bewertungsrastern und Elternmitteilungen werden nur im Browser erzeugt
• Datenminimierung: Keine Anwesenheits- oder Klassenbuchfunktion; optionale Förder-Notizen nur für pädagogische Beobachtungen, mit Hinweis, keine Diagnosen oder Gesundheitsangaben einzutragen
• Datenminimierung: Schülerdaten gehen nur an einen KI-Dienst, wenn die Lehrkraft einen optionalen KI-Helfer aktiv nutzt; vorher ersetzt apleno Namen, die du in apleno erfasst hast (Schülerlisten, Klassenarbeit, Kurswahl, Sprechtag), E-Mail-Adressen und Telefonnummern automatisch durch Platzhalter; ohne KI lassen sich alle Funktionen nutzen
• Löschung: Automatische Löschfristen (Abgaben, Sprechtag, Kurswahl, Vertretungsmappe, Klassenfahrt, Mitarbeit, Lesepass, Lernlandkarte, Hospitation, Aufsichtstausch, Aktivitätsprotokoll), regelmäßig zentral geprüft
• Löschung: Löschen jederzeit durch die Lehrkraft; Kontolöschung entfernt alle Daten
• Löschung: Vollständige Datenauskunft als Download in den Einstellungen
• Integrität & Verfügbarkeit: Serverseitige Prüfung aller Eingaben, Schutz vor Abruf interner Adressen (SSRF)
• Integrität & Verfügbarkeit: Content-Security-Policy und sichere HTTP-Header
• Integrität & Verfügbarkeit: Hosting: [Hosting-Anbieter], [Serverstandort]
• Integrität & Verfügbarkeit: Regelmäßige Datensicherung: [Takt und Aufbewahrung der Datensicherung]
• Protokollierung: Fehler-Protokoll ohne IP-Adressen und ohne Bezug zu einem Konto (nur Meldung, Seite und technischer Ablauf)
• Protokollierung: Aktivitätsprotokoll ohne IP-Adressen, Geräteangaben und Inhalte, automatische Löschung nach 90 Tagen
• Protokollierung: Technische Protokolldaten des Hostings: Löschung nach [Löschfrist Protokolldaten]
• Organisation: Zugang zu Hosting-, Datenbank- und Verwaltungskonten nur für den Betreiber und zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen
• Organisation: Verwaltungszugang in apleno mit Zwei-Faktor-Anmeldung
• Organisation: Jede Änderung an apleno durchläuft vor der Veröffentlichung automatische Prüfungen und Tests